У любой организации может возникнуть необходимость переехать, но это влечет определенные правовые последствия, о которых нужно знать заранее и быть готовым к ним, это относится не только к финансовым вложениям, но и к бумажной волоките.
Смена адреса местонахождения заключается не только в фактическом переезде, но и в переоформлении многих документов. Какие же документы надо менять?
Устав.
Поскольку в нем содержатся данные о месте нахождения, требуется внести соответствующие изменения. Согласно закону изменения в устав могут быть приняты только по решению общего собрания акционеров/участников, которое оформляется соответствующим протоколом и окончательным решением. Регистрация изменений в устав производится налоговой инспекцией в течение 5 дней. Документом, подтверждающим регистрацию, является лист записи из ЕГРЮЛ, где фигурирует уже новый адрес.
Печать и коды статистики.
Если на печатях и штампах есть адрес, то их необходимо поменять, чтобы в них были отражены реальные сведения. Разумнее заказать изготовление данных предметов заранее. Что касается кодов, можно получить их, обратившись в отдел федеральной службы государственной статистики (или через онлайн сервис). Результатом обращения будет письмо Росстата с нужной информацией.
Банк.
Банковская карточка содержит не только образцы подписей и печатей, но и адрес организации, поэтому при его смене надо сразу же сообщить в банк, в противном случае могут возникнуть серьезные проблемы, связанные с невозможностью перечисления денег. Потребуется оформление новой карточки, для этого нужна будет не только подпись, но и определенные документы, перечень которых устанавливает отдел банка. Любые недоразумения с банком могут сильно отразиться на деятельности юридического лица, например, когда банку предоставлены неверные данные об адресе.
Налоговая.
Если фирма переезжает на территорию, подведомственную другой налоговой инспекции, тогда все документы пересылаются туда. Обычно перепостановка происходит в автоматическом режиме (ведь многие данные хранятся в электронном виде), а вот бумажные документы отправляют курьером или по почте, на что требуется определенное время. Если же переезд осуществляется в пределах территории одной налоговой инспекции, все равно надо сообщить о перемене адреса, хотя вы будете числиться в той же налоговой.
Внебюджетные фонды: ФСС и ПФ.
В данных учреждениях работает такая же схема, что и в налоговых органах. Однако лучше заранее сверить отчетности, чтобы потом не возникло лишних проблем. На новом месте лучше все начинать с чистого листа, вот почему нужно сразу подчистить хвосты и устранить возможные недоразумения еще до их появления.
Прочие госструктуры.
Также есть и другие документы, где указан адрес, соответственно они должны быть заменены, в противном случае в них будут содержаться недостоверные данные, что может повлечь негативные последствия. Это касается, в первую очередь, таких документов, как всевозможные лицензии, разрешения. Только представьте, что вы пришли в стоматологическую клинику, а в лицензии, висящей на стенде в общем доступе, указан другой адрес. Конечно, у вас сразу появятся сомнения в действительности данного документа. Таким образом, документы, еще не переоформленные фирмой, могут отрицательно сказаться на ее имидже.
Контрагенты.
Деловые партнеры ориентируются на память тогда, когда это связано с постоянными клиентами. Чтобы не возникло недоразумений, следует известить своих контрагентов о смене адреса заранее. Будет уместным послать письмо с указанием, что один адрес с такого-то времени будет недействителен, в то время как организация с такого-то числа будет находиться там-то. Обычно в конце таких писем указывают на желание дальнейшего сотрудничества.
Отметим, что смена адреса порой может затянуться на весьма продолжительное время: от нескольких недель до одного года и более, все зависит от расторопности работников, занимающихся переездом и от сотрудников госорганов, оформляющих нужные документы. Иногда процесс этот затягивается по независящим от нас причинам. Но как этого избежать? Возможно все подготовить заранее, это позволит в минимально сжаты сроки осуществить не только фактический переезд, но привести все документы и печати в соответствие с реальными данными.
